面接日程の返信はどう書くのが正解？好感度UPのメール返信術

面接日程の返信はどう書くのが正解？好感度UPのメール返信術

Tweet

応募していた企業から面接の連絡メールが来た！　そんな時、まず行うのがメールの返信です。直接の合否には関係ないとは言え、メールの返信ひとつでも印象を左右することがあるのでなるべく好感度の高いメールの返信に努めたいものです。

――だけど好感度の高いメールの返信って……？

とくに社会人経験の浅い人、これまでの業務であまりメールを使用した経験のない人なら頭を抱えてしまうこともあるでしょう。
たかがメール、されどメール。メール返信のひとつでビジネスマナーが試されている可能性だってあり得ます。
そこでこの記事では、企業の担当者に「おっ！」と思わせるメール術を面接日程の返信に特化して指南します。

好感度UPのメール返信術

メールひとつにもマナーが問われるのは前述のとおりです。最低限のマナーを守り、好感度アップを目指しましょう。

件名はそのままで「Re」残し

件名を変更してしまうと担当者が混乱してしまう可能性もあるため、件名は変更しなくてOKです。「Re」についても残したままがお約束。と言うのは、受信側が何の用件への返信なのか一目で分かるためです。ただし、件名が隠れてしまうほど「Re」が増えた場合は、1～2個残して削除しても構いません。
返信の際には「Re○○（件名）_名前」とすると誰からの返信かどうかすぐ理解できるのでより丁寧な印象を与えることができます。
なお、返信の際には以前のやり取りが本文中に残りますが、これもそのままでOKです。削除してしまうと企業側が送信したメールを検索する手間が増えてしまいます。

宛先

（株）などと略さず正式な企業名を記載し、部署名、担当者の氏名を記載します。なお、「Cc」があってもあまり意識する必要はありません。

書き出し

初回のみ「お世話になります」と記載します。2度目以降は「お世話になっております」が基本なので覚えておいてください。

締め

「ご多用の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、お礼の言葉で締めます。

署名

名前・住所・連絡先（電話番号）・メールアドレスの順番で記載します。その際、本文との区切りが分かりやすいように「＝＝＝＝＝＝＝＝＝」などの記号を使用してみても良いでしょう。

面接の日程の返信メール例文

では、具体的な返信メールの例文をシチュエーション別に紹介します。

先方から面接の候補日時を指定された場合

頂きました候補日の中から、下記でお願いできますでしょうか。
○月○日（○）○時～○時

こちらから面接の日時を送る場合

下記日程でご調整いただけますとありがたく存じます。
【1】○月○日（○）○時～○時
【2】○月○日（○）○時～○時
【3】○月○日（○）○時～○時

面接日時を変更したい場合

こちらの都合で大変恐縮なのですが、下記日程で再調整していただくことは可能でしょうか。
【1】○月○日（○）○時～○時
【2】○月○日（○）○時～○時
【3】○月○日（○）○時～○時

【番外編】面接を辞退する場合

誠に申し訳ありませんが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
大変貴重なお時間を頂いたのにも関わらず、誠に身勝手なお願いで申し訳ありません。
貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

面接の日程を返信するタイミングは？

面接の日程を返信するのはいつが適切なのでしょうか。タイミングを誤るとほかの応募者で採用が決まってしまう恐れもあるので注意しましょう。

できるだけ早く！がお約束

基本はメールが来てから24時間以内が望ましいです。もちろん早ければ早いほど「レスポンスが早いな」「やる気があるな」と思われ、好感度がアップします。
すぐに返信できない場合は、「○日までにはご返信します」と取り急ぎの連絡を入れておきましょう。

時間帯はとくに関係ないけれど……

返信の時間帯はとくに関係ありませんが、深夜や早朝など極端に遅い／早い時間帯に返信するのは「生活リズムが不規則なのかな」と思われてしまうかもしれません。企業の始業時間やお昼休み時間の前後は企業の担当者がメールを確認する可能性が高い時間帯なので、この時間帯に返信するようにしたら担当者の目にも入りやすいでしょう。

返信に間があいてしまったら？

もしも現職の仕事の都合などで返信に数日間あいてしまったら、まずお詫びの連絡をしましょう。遅れた事情については詳細を記載する必要はありません。「諸般の事情で」程度に留めておきます。

スマートなメール返信でほかの応募者と差をつけよう

つい業務的に返信しがちなメールですが、返信した時点から選考は始まっているものだと認識してください。
メールひとつにもマナーがあります。マナーを守って返信をすれば、それだけで社会人としての常識があるのだな、と担当者からの印象はグッと良くなります。スマートな返信で、ほかの応募者よりも一歩リードしましょう。

Tweet