履歴書の添え状・送り状の正しい書き方、合否への関係について解説します

公開日:2019年09月24日

現代では履歴書や職務経歴書などの応募書類をインターネット経由で企業に送付することも多くなりました。とは言え、中小企業などでは「郵送」と指定される場合もあります。
そんな時に、社会人の常識として同封したいのが添え状・送り状です。

必ずしも必要なわけではないし企業もさほど重視しないようですが、その礼儀正しさは決してマイナスには評価されません。むしろ自分をアピールするツールとして有効です。

このページでは、採用担当者の印象アップにつながる正しい添え状・送り状の書き方や、書類を通過する関係性について学んでみましょう。

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正しい添え状・送り状の書き方

インターネットなどには添え状・送り状のテンプレートが多数用意されていますが、そのままの文面で良いとは限りません。主役はあくまでも応募書類とは言え、採用担当者が応募書類を読み進めたい、と思う書き方を心がけましょう。

PCよりも手書きで書く

添え状・送り状はパソコンで作成しても手書きでも構いません。それでも採用担当者が高齢の場合は、手書きの方が丁寧な印象を与えることができるようです。パソコンで作成する場合は横書きですが、手書きの場合は縦書きにすることを覚えておいてください。また、誤字脱字はもってのほかです。文字が汚い上に誤字脱字があると良い印象を与えないので、自信のない人はパソコンで作成する方が無難かもしれません。

長文にする必要はない

添え状・送り状は採用担当者の心象をいくらかは左右するものではありますが、あくまでも挨拶状であるためダラダラと長く書く必要はありません。基本は、「誰から誰に」「何枚の書類を」「何のために」送付するのかを記載するだけでOKです。

たとえ渾身の添え状・送り状を作成したとしても、書類選考に使用するのは履歴書と職務経歴書です。一般的に添え状・送り状は捨てられることが多く、はじめからゴミ箱行きになることが分かっているのなら、添え状・送り状に過度の労力を費やすのはナンセンスです。

NGな添え状・送り状とは？

定型文のテンプレートそのままで添え状・送り状を作成するのはNGです。添え状・送り状は採用担当者に自分をアピールするツールだと考え、「なぜ応募したのか」を明記し、自分オリジナルの添え状・送り状を作成しましょう。

自己PRを長々と書くのもNGです。自分のアピールをしたいのは山々ですが、添え状・送り状はあくまでも挨拶状です。それは履歴書や職務経歴書にとどめて、添え状・送り状ではあくまでも簡潔に抑えておいてください。

そのほか、希望条件や過去の実績などを記載するのもNG。自己PR同様に履歴書や職経歴書でアピールするのがお約束です。

頭・結言葉は必須

添え状・送り状には必ず頭・結言葉をペアで使いましょう。とは言っても、さほど難しく考えなくても問題ありません。「拝啓」で始まり、「敬具」で締めるのが一般的です。「謹啓」「敬白」にするとより丁寧な印象を与えることができます。

履歴書の添え状・送り状が必要なのはどんなとき？

添え状・送り状が必要なのは、郵送での書類送付時が一般的です。メールからの応募や、直接手渡しする際には必要ありません。なぜなら、添え状・送り状の本質は挨拶状であり、応募書類の枚数を伝えるものだからです。送付する際にはクリアファイルに書類をまとめることをお忘れなく。

メールで応募する際も添え状・送り状に変わるような丁寧な挨拶文をメールの本文に記載するようにしましょう。また、手渡しの場合も、クリアファイル・封筒に入れて持参することがマナーです。

履歴書の添え状・送り状は合否に関係する？

結論から言うと、合否は履歴書と職務経歴書で行われるため、添え状・送り状の有無は合否には全く関係ありません。同封しなくても問題ありませんが、同封することが大人のビジネスマナーのひとつでもあるので、なるべく同封した方が良いでしょう。また、仮にも採用担当者に目に触れるものなので、何らかのアピールにもつながります。

なお、応募書類の提出が遅れた時などは添え状・送り状上でその理由とお詫びを記載するようにしてください。こちらも合否を左右するわけではありませんが、誠意を伝えることができます。

添え状・送り状の役割はあくまでも「ご挨拶」

応募書類の郵送時に必要な添え状・送り状の本質は、「このような内容物が入っています」と知らせるご挨拶です。本質が分かっていないでたくさんの情報を詰め込んでみても、あまり意味がありません。最低限の情報だけを簡潔に記載しましょう。

インターネット上ではさまざまな模範的テンプレートもダウンロードできるので、参考にしながら自分らしい添え状・送り状を作成するように心がけてください。

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